Πώς να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική διάσκεψη

Στο επιστημονικό και επιχειρηματικό περιβάλλον, το συνέδριο είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους επικοινωνίας. Ένα τέτοιο γεγονός σας επιτρέπει να συνοψίσετε τη συσσωρευμένη εμπειρία σε θέματα ενδιαφέροντος, να εξοικειωθείτε με τις νέες εξελίξεις στον κλάδο, να δημιουργήσετε ενδιαφέρουσες σχέσεις. Κατά κανόνα, μια διάσκεψη είναι μεγάλης κλίμακας και ως εκ τούτου απαιτεί προσεκτική προετοιμασία.

Θα χρειαστείτε

• - εγκαταστάσεις ·

• - μικρόφωνο.

• - βιντεοπροβολέα,

• - χαρτικά είδη.

• - νερό και σνακ.

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Κάντε ένα σχέδιο διάσκεψης. Θα πρέπει να περιλαμβάνει στόχους και στόχους, χρονοδιάγραμμα εκθέσεων, τον αριθμό των συμμετεχόντων, τους απαραίτητους υλικούς και τεχνικούς πόρους, μια εκτίμηση για το γεγονός.

2

Αποφασίστε για τον τόπο και την ώρα της διάσκεψης. Επιλέξτε ένα ευρύχωρο δωμάτιο που μπορεί να φιλοξενήσει μεγάλο αριθμό επισκεπτών. Μάθετε εκ των προτέρων αν είναι δυνατόν να συνδέσετε τον απαραίτητο εξοπλισμό σε αυτό το δωμάτιο. Όσο για την ώρα, φροντίστε να λάβετε υπόψη τα συμφέροντα και την απασχόληση των συμμετεχόντων. Για παράδειγμα, μια φοιτητική διάσκεψη, η οποία έχει προγραμματιστεί για το βράδυ της Παρασκευής, μπορεί να προκαλέσει μια εξαιρετικά αρνητική στάση, επειδή οι νέοι άνθρωποι συνηθίζουν να ξεκουράζονται ή να πηγαίνουν σπίτι εκείνη τη στιγμή.

3

Μάθετε λεπτομερώς το θέμα της διάσκεψης. Αυτό είναι απαραίτητο για τον προσδιορισμό της συνάφειας και της επιστημονικής σημασίας των εκθέσεων. Για να γίνει το συνέδριο δυναμικό και όχι βαρετό, εξετάστε αιχμηρά, ελάχιστα μελετημένα και αμφιλεγόμενα θέματα σε αυτό. Προσκαλέστε τους ομιλητές να διατυπώσουν τις απόψεις τους σχετικά με επιλεγμένα θέματα.

4

Κάντε ένα πρόγραμμα παρουσιάσεων ομιλητών. Κατανομή 30-40% του χρόνου για τις ίδιες τις αναφορές, και αφιερώστε τα υπόλοιπα για συζήτηση. Πρόκειται για μια ζωντανή και ενδιαφέρουσα συζήτηση που κάνει τη διάσκεψη αποτελεσματική. Καταρτίστε έναν κανονισμό με τέτοιο τρόπο ώστε ένα πρόβλημα λογικά να ρέει στο επόμενο και να γίνει αντικείμενο συζήτησης.

5

Φροντίστε για την υλική και τεχνική βάση. Μπορεί να χρειαστείτε ένα διαδραστικό πίνακα, έναν προβολέα με οθόνη, έναν υπολογιστή, ένα μικρόφωνο, ένα χαρτοπίνακα με φύλλα αποκοπής, χαρτικά. Κατά την προετοιμασία για τη διάσκεψη, ελέγξτε εκ των προτέρων τον ήχο, τη λειτουργία του εξοπλισμού βίντεο. Τοποθετήστε τους φακέλους με το σχέδιο της εκδήλωσης και τις κύριες περιλήψεις των αναφορών στους πίνακες για τους συμμετέχοντες.

6

Ειδοποιήστε τους συμμετέχοντες και τους επισκέπτες της διάσκεψης για το επερχόμενο γεγονός. Οι ομιλητές πρέπει να υποβληθούν σε υποχρεωτική διαδικασία προκαταχώρισης. Εάν η διάσκεψη είναι αρκετά μεγάλη, μην ξεχάσετε να προσκαλέσετε εκπροσώπους του Τύπου και των φωτογράφων.

Χρήσιμες συμβουλές

Εάν η διάσκεψη διαρκεί αρκετό καιρό, σκεφτείτε τα ποτά και τα τρόφιμα. Μπορείτε να τοποθετήσετε μπουκάλια νερού στο τραπέζι για κάθε συμμετέχοντα. Κατά τη διάρκεια του διάλειμμα, οι επισκέπτες μπορούν να απολαύσουν ζεστά ροφήματα και σνακ σε μπουφέ.